Organizar documentos financieros en un gabinete de archivo
En el pasado, tenía un sistema bastante efectivo para administrar mis papeles, pero ahora que estoy casada, tenemos un hijo, estamos a punto de comprar una casa, tenemos un segundo hijo en camino, y estamos empezando a tener inversiones que controlar, el viejo sistema de encuadernación simplemente ya no corta la mostaza.Si usted es un lector de este sitio, no debería sorprenderle que haya empezado a investigar en varios materiales de lectura sobre cómo crear un sistema de archivo eficaz para usted. Cavé en muchas fuentes diferentes y finalmente desarrollé un sistema de archivo que creo que crecerá conmigo durante muchos, muchos años más. Esta mañana, hablé de hacer una limpieza financiera de primavera; este es un gran proyecto que realmente puede limpiar y organizar los papeles financieros.
Elegir un archivador es un poco más profundo que decir: "¡Ooh.... esa se ve bonita!" Por qué? También tiene que ser un objeto funcional; un archivador bien hecho hace que el trabajo de archivar sea incomparablemente más fácil que uno bonito pero mal hecho. Esto es lo que hay que buscar.
¿Se abre y se cierra suavemente con un poco de peso? Coge algunos libros pesados y ponlos en un cajón. ¿El cajón todavía se desliza suavemente hacia adentro y hacia afuera?
Abra todos los cajones y ponga un libro pesado al final de cada uno. Si causa que el gabinete se vuelva inestable o se incline, siga adelante.
Mira el metal, ¿te parece grueso? Mira a varios; rápidamente se hace aparente cómo es el metal resistente. Además, compruebe que el metal es resistente a la corrosión - usted quiere que este gabinete sea resistente durante mucho tiempo.
Esto significa que el gabinete debe ser capaz de resistir la mayoría de los incendios domésticos - un gabinete de prueba soportó 1700 grados Fahrenheit (la temperatura de un incendio doméstico promedio) durante una hora sin que la temperatura interna excediera 350 grados Fahrenheit. El papel se quema a 451 grados, así que todos sus papeles estarán a salvo.
Su tienda local de suministros de oficina debería estar de acuerdo en que usted le haga estas cosas a un gabinete que está pensando en comprar. Si no, no haga negocios con ellos.
¿Por qué una persona necesitaría un gabinete así? Después de todo, no hay mucho que archivar, ¿verdad? Equivocado. Cuanto más enumeraba y pensaba en las cosas útiles y que valían la pena archivar, más me daba cuenta de que necesitaba un archivador grande y bueno. Esto es lo que hay que guardar.
Esto incluye cosas como una tarjeta de Seguro Social y una copia del certificado de nacimiento de cada persona en el hogar, así como cualquier otro material de identificación necesario.
Tengo todas las declaraciones de impuestos que he presentado, junto con todos los materiales asociados con la presentación de informes. Por lo menos, usted necesita mantenerlos durante siete años consecutivos para evitar ser auditado por el IRS.
3. Escrituras, títulos y encuestas
Usted necesita mantener las escrituras y títulos de todas las tierras y propiedades que posee. Si usted tiene seguro de título en estos materiales, también necesita incluir información sobre ese seguro.
Protección y Prevención de Emergencias
1. Pólizas de seguro
El seguro de salud, el seguro de discapacidad, el seguro de propietario (o arrendatario) de vivienda y el seguro de automóvil deben guardarse en un lugar donde puedan ser fácilmente encontrados cuando los necesite. La mayoría de las veces, estas cosas se quedan ahí, pero cuando las necesitas, las necesitas.2. Inventario del hogar
Esta es una lista completa de todos los artículos de su residencia que son de su propiedad y que tienen un valor significativo. La marca y el modelo, los números de identificación y los números de serie deben estar aquí, junto con los recibos.3. Manuales de instrucciones y garantías
Esto es menos importante, pero es muy útil tener una ubicación central para todos los manuales y garantías de los diversos artículos que posee, desde refrigeradores y microondas hasta televisores y cámaras digitales.4. Copias de seguridad de discos duros
Tengo una carpeta con dos DVDs que contienen copias de seguridad del disco duro. Trato de hacer copias de seguridad todos los meses para que, en caso de que ocurriera algo desastroso, tuviera los datos.Finanzas
1. Talones de cheques de pago
Tengo el mío en línea, pero aún así lo imprimo para conservarlo. Son una gran manera de demostrar cómo ganar dinero y también para comprobar que el dinero apropiado está siendo retirado de sus cheques para propósitos de impuestos y así sucesivamente.2. Estados de cuenta y planes de beneficios para empleados
Esto le permite hacer un seguimiento de los beneficios adicionales del trabajo, como los planes de gastos flexibles, junto con la documentación sobre cómo funcionan. No se olvide de los beneficios en el trabajo como estos, ya que a menudo son dinero gratis si sabe cómo utilizarlos.3. Estados de cuenta y planes de jubilación
También incluyo las declaraciones del Seguro Social en esta agrupación. En resumen, éstos demuestran los ahorros que ha hecho para su jubilación, así como sus opciones de pensión.4. Estados de cuenta de tarjetas de crédito
Aunque estos no son tan vitales como otras cosas, los estados de cuenta de las tarjetas de crédito durante un largo período son una manera fantástica de llevar un registro de sus gastos a largo plazo. Tengo una carpeta de éstos organizada por fecha de vencimiento.5. Documentación de la deuda
También debe mantener una carpeta que describa todas y cada una de las deudas que tiene, así como todas y cada una de las deudas que tiene con usted.6. Información sobre inversiones
Tengo una carpeta para mis cuentas en cada institución de inversión, junto con unos cuantos estados de cuenta para cada una de ellas, de manera que pueda estudiar cuidadosamente el crecimiento de mi inversión si así lo deseo.7. Recibos de donaciones caritativas
Mi familia hace bastantes donaciones caritativas en un año. Los guardamos en una carpeta para fines fiscales.En caso de muerte...
1. Un testamento
Esto es útil para asegurar que los artículos personales específicos vayan a las personas que usted desea cuando usted fallezca, y también puede manejar el dinero en efectivo de un pequeño patrimonio.2. Documentación de fideicomisos
Si usted tiene un patrimonio grande, es posible que desee establecer un fideicomiso en vida para que la transferencia a los beneficiarios sea mucho más fácil. Guarde toda la documentación al respecto.3. Un poder notarial duradero
Esto indica quién tiene poderes legales sobre su patrimonio en caso de que usted esté incapacitado pero siga vivo. Este es un documento sencillo de configurar.4. Un testamento vital
¿Desea que le pongan una mascarilla de respiración en caso de accidente? ¿Qué hay de otros procedimientos médicos? Un testamento en vida establece clara y legalmente sus deseos en términos de maniobras médicas para prolongar su vida en situaciones en las que usted no pueda expresar sus deseos.5. Pólizas de seguro de vida
También necesita almacenar sus pólizas de seguro de vida para que, en caso de su fallecimiento, sus albaceas y beneficiarios puedan encontrar fácilmente esta información.Lo más importante....
Un documento maestro explicando qué es todo esto
Esta es mayormente una guía para el albacea de su patrimonio, que contiene toda la información importante no contenida en los otros documentos y también explica el acceso en línea a la cuenta y otra información similar, como dónde debe estar la llave de una caja de seguridad y demás. Esto también puede incluir cartas personales a personas para que las lean en caso de que usted fallezca y así sucesivamente.Organizándolo
No existe un método probado y verdadero para organizar su información. Lo que importa es que (a) lo tienes todo en una ubicación central para que no tengas que buscarlo, y (b) tu organización dentro de este lugar central tiene sentido para ti y se explica en el documento maestro. Ese documento maestro debe ser fácil de encontrar, pero aparte de eso, depende de usted.Si no tiene idea de por dónde empezar, organice la información como se indica en esta lista, con carpetas (o grupos de carpetas) que coincidan con cada categoría. A continuación, imprima este artículo y colóquelo junto con el documento maestro para que usted (y otros) siempre puedan entender los fundamentos del sistema de archivo.
¿Qué hay de una caja de seguridad?
Incluyo copias de algunos de estos documentos en mi caja de seguridad, como el inventario de la casa, copias notariadas de las escrituras, y así sucesivamente. Por qué? Esto protege contra eventos tales como tornados que pueden ir más allá de la fuerza destructiva de un incendio.En resumen, usted debe considerar seriamente un archivador y la documentación apropiada de sus finanzas y su vida, especialmente si tiene una familia que considerar.
